يحل اليوم ضيفًا على مدونتنا السيد صالح الصقعبي، مدير قسم تكنولوجيا المعلومات بشركة Spimaco، وهي إحدى الشركات السعودية التي تعمل في مجال الأدوية والخدمات الطبية، وذلك بتطوير وتصنيع وبيع المنتجات الدوائية والأجهزة الطبية. ويُمكنك الاطلاع على آراء المؤسسات الأخرى التي تستخدم Google Apps.
باعتبارها واحدة من الشركات السعودية الرائدة في مجال الأدوية، تعمل Spimaco جاهدة لتسجيل المنتجات الجديدة في إدارة الغذاء والدواء (FDA) في أسرع وقت ممكن. في ما مضى، كانت تتم هذه العملية من خلال فريق يضم مئات الأشخاص من مختلف أنحاء العالم، لإنشاء آلاف المستندات والدخول إليها وتعديلها بشكل فردي. وهذا يعني أن الموظفين كانوا يقضون ساعة أسبوعيًا لإدخال البيانات في المستندات، وإرسالها كمرفقات إلى آخرين لتعديلها ودمج التغييرات من مساهمين عدة. وقد أدى ذلك إلى إضافة ما يصل إلى 52000 ساعة سنويًا على مستوى المؤسسة لإدارة النسخ المختلفة من المستند ذاته علاوة على تجميع التغييرات من الأفراد.
ولقد نما إلى علمنا أن بعض الشركات الكبرى الأخرى التي تعمل في مجال الأدوية، مثلRoche وGenentech، بصدد التحول إلى خدمة للاتصالات تستند إلى السحاب تسمى Google Apps ولذلك بدأنا في استيعاب ما تتمتع به هذه الخدمة من إمكانيات تعاونية. وعلى سبيل التجربة، قررنا توفير إمكانية الدخول إلى Google Apps لـ 50 من موظفينا، وكانت المفاجأة أنفرق العمل لم تعد تضيع الساعات العديدة في الأسبوع لإجراء تغييرات على المرفقات وإرسالها إلى الزملاء ودمج التغييرات في مستند واحد. فكانوا يستخدمون محرر مستندات Google للتعاون معًا في ذات المستند في آن واحد، حيث يشاهدون التغييرات التي يجرونها أثناء الكتابة، إلى جانب مشاركة الأفكار والتعليقات والملاحظات في الحال عبر العديد من البلدان. ومن خلال ذلك اتضحت لنا إمكانيات Google Apps في العمل الجماعي والتعاون.
أصبح لدينا الآن 1100 شخص يستخدمون Google Apps والفوائد لا حصر لها. ومن خلال إمكانيات البحث في Gmail، أصبح العثور على رسالة إلكترونية في طيّات المجلدات والملفات أسهل من ذي قبل حيث تقلص الوقت من عشر دقائق تقريبًا إلى بضع ثوانٍ، مما يسرع من الاتصال اليومي.
ولا يقتصر الأمر على سهولة الدخول إلى المعلومات من أي مكان بل يتعدى ذلك إلى تمتع المعلومات بمزيد من الأمان. ونظرًا لأننا نستخدم برنامج Lotus Domino منذ عام 1998، انتهى الأمر بما يزيد عن 4 تيرابايت من البيانات السرية التي تحتاج إلى إدارتها وحمايتها من قِبل فرق العمل لدينا. وبلا شك كان هذا الأمر يتطلب وقتًا كبيرًا ويُمثل تحديًا في الوقت ذاته. ولكن اليوم، ومع تخزين كل العناصر في مركز بيانات Google، أصبحنا نستفيد بأحدث تقنيات الأمان التي توفرها Google، بالإضافة إلى إمكانية مسح الحسابات أو الأجهزة عن بعد إذا دعت الحاجة لذلك. كما يُمكن لموظفينا الوقوف تحديدًا على من يُمكنه الدخول إلى أحد المستندات وما إذا كان بإمكانه إجراء تعديلات أم لا - كل ذلك بدون الحاجة إلى عمليات مشاركة الملفات المعقدة، والتي كانت تكلف قسم تكنولوجيا المعلومات ساعة يوميًا على الأقل لإدارتها. وعما قريب سنضيف Google Vault لمساعدتنا في عملية الأرشفة والاكتشاف الإلكتروني علاوة على تحسين إمكانيات حوكمة المعلومات.
كما تقلصت التكاليف التي يتحملها قسم تكنولوجيا المعلومات بنسبة 75% بالانتقال إلى Google Apps، مما يوفر مئات الآلاف من الدولارات والتي يُمكننا إنفاقها على تطوير حلول طبية مميزة بدلاً من ذلك. والأهم من ذلك، أصبحت لدينا قوى عاملة أكثر إنتاجية من ذي قبل، مع توفر وسائل تواصل أفضل، وفرص تعاون غير مسبوقة. وباعتبارنا الشركة الأكبر في المملكة العربية السعودية التي تنتقل إلى Google Apps، فإننا نفخر بأننا نفتح الطريق أمام الشركات الأخرى في بلدنا.
الناشر: صالح الصقعبي، مدير قسم تكنولوجيا المعلومات بشركة Spimaco
Today’s guest blogger is Mr. Saleh Al-Sagabi, Information Technology Director, Spimaco, a Saudi Arabian medical and pharmaceutical business, which develops, manufactures and sells pharmaceutical products and medical appliances. See what other organizations that use the Google Apps have to say.
As one of the leading Saudi Arabian pharmaceutical companies, Spimaco works tirelessly to register new products with the Food and Drug Administration (FDA) in the fastest time possible. Previously, this involved a team of a hundred people from across the world creating, accessing and editing thousands of documents individually. This meant staff were spending an hour a week inputting into documents, sending them as attachments for others to edit and merging changes from multiple contributors. Across the organisation, this added up to 52,000 hours a year spent on managing different versions of the same document and combining changes from individuals.
We’d heard about other large pharmaceutical businesses, Roche and Genentech, moving to the cloud-based communication service Google Apps so we understood its collaborative potential. As an experiment, we decided to offer 50 of our staff access to Google Apps and found that, all of a sudden, teams were no longer wiping out several hours a week on making changes in attachments, sending these to colleagues and merging changes into a single document. They were using Google Docs to work together in the same document simultaneously, seeing each other’s changes as they typed and sharing ideas, comments and feedback instantly across multiple countries. This really showed us the potential of Google Apps for teamwork and collaboration.
We now have 1,100 people using Google Apps and the benefits are widespread. Through Gmail’s search capabilities, finding an email in the labyrinth of folders and attachments has gone from up to ten minutes to seconds, speeding up daily communication.
Not only is our information easier to access from anywhere but it is also more secure. Having used Lotus Domino since 1998, we ended up with over four terabytes of confidential data that needed to be managed and protected by our own teams. This was both time-consuming and challenging. Today, by storing everything in Google’s data centre, we benefit from the cutting edge security Google can offer and, if needed, can remotely wipe accounts or devices. Our employees can also see exactly who has access to a document and whether they can edit it or not - all without complex file sharing processes, which used to take IT at least an hour a day to manage. We’ll soon be adding Google Vault to help us further with archiving, e-discovery and improve the information governance capabilities.
We've also cut our IT costs by 75% by moving to Google Apps - that's hundreds of thousands of dollars we can spend developing better medical solutions instead. More importantly, we now have a more productive, better connected, more collaborative workforce. As the largest company in Saudi Arabia to make the move to Google Apps, it is great to think we’re leading the way for others in our country.
Posted by: Mr. Saleh Al-Sagabi, Information Technology Director, Spimaco
